Требования, предъявляемые к переговорной. Готовые решения

Одни воспринимают переговорную как поле битвы, где в жаркой схватке выигрываются проценты скидок, дни отсрочки платежа или более выгодные условия поставки. Другие – как единственное место в офисе, где можно 10 минут посидеть в тишине, передохнуть и выпить в одиночестве чашку кофе… А для кого-то переговорная – второй кабинет, где он проводит большую часть рабочего времени.

Переговорная
Понятно, что к помещению, предназначенному для проведения переговоров, встреч и семинаров, должны предъявляться особые требования. Планировка и оформление переговорной – слишком важное дело, чтобы доверять его только зав­хозу или менеджеру по industrial engineering. В противном случае вы рискуете получить некомфортный интерьер, выполненный по примитивному шаблону. По­скольку цели и задачи у каждой компании свои, устройство и оформление переговорных должно в первую очередь способствовать их реализации, то есть быть функциональным.
Многие считают, что переговорная комната – то место, где ничто не должно отвлекать от работы, и оформ­ляться оно должно соответственно. На деле это справедливо только для внутренних совещаний, и то не всегда. При таком подходе помещение превращается в бункер с запасами воды и пищи, глухими шторами на окнах и полной звукоизоляцией.

Понятно, что, находясь в бункере, поневоле начинаешь чувствовать себя в осаде. Гораздо более продуктивным представляется другой подход. При переговорах с контрагентами – по­ставщиками, подрядчиками, партнерами – почти всегда решения принимаются не сразу, не сейчас и не здесь. Стороны обычно встречаются, чтобы познакомиться, оценить друг друга и будущие перспективы. Или обсудить те вопросы, которые сложно обговорить по телефону. Поэтому важно не просто произвести обмен мнениями, выяснить позиции сторон и прийти к какому-либо промежуточному решению, но и произвести нужное впечатление на партнеров. А по­скольку встреча происходит на вашей территории, ситуацией владеете вы, и можете выстроить любые декорации. Не использовать это преимуще­ство было бы неразумно.
Если есть возможность, к оформлению переговорной нужно привлечь психолога, дизайнера по интерьеру и специалиста по продажам. Согласитесь, что хороший магазин привлекает покупателей в первую очередь грамотно оформленной витриной. Сделать из обычной переговорной стильную “витрину” вашей компании – сложная задача, но результат вы почувствуете сразу.
Привлечение профессионалов поможет избежать серьезных ошибок. Белые стены, стекло и сталь, рекомендуемые некоторыми “специалистами по интерьеру” для оформления переговорной, да еще в сочетании с индустриальным пейзажем за окном могут вызвать у участников встречи повышенную агрессию, с этим согласится любой психолог. Если у вас после нового оформления переговорной одна за другой срываются сделки, задумайтесь: может быть, все дело в обстановке?
И если по каким-то причинам, финансовым или политическим, пригласить специалистов со стороны невозможно и оформление ложится на вас, помните простое правило – нет ничего лучше натурального дерева и натуральных материалов спокойных тонов.

Одно из самых приятных и загадочных мест, в котором мне приходилось бывать на переговорах, это конференц-зал в офисе Американской торговой палаты на Долгоруковской улице в Москве. На первый взгляд – ничего особенного. Просторное помещение, светлый потолок, огромные окна, стол овальной формы и кресла вокруг него. Комната как комната… Только деревянные кресла оказались невероятно удобными. Можно просидеть час, два, не чувствуя никакой усталости. Кожаная обивка, подлокотники, колесики – все было функционально и продуманно. На широком столе свободно размещается любое количество документов, ковер на полу гасит все звуки, человек чув­ствует себя собранно и при этом абсолютно спокойно.
А загадочным я назвал это место потому, что, несмотря на то, что был там шесть или семь раз, не могу вспомнить из обстановки ничего, кроме перечисленного. Вроде бы на стенах висят картины и стоят какие-то шкафы, но… подробностей не помню.
А вот в московском офисе компании UPS одна из стен переговорной украшена пятнадцатью флагами бывших союзных республик – как напоминание о временах, когда еще был “жив СССР”.Редкий посетитель не пытается угадать, какой флаг какой стране принадлежит, и еще никому не удавалось идентифицировать их все, ведь после 1991 г. практически у всех республик госсимволика поменялась. Кроме того, в переговорной стоит стеллаж с моделями всех доставочных грузовиков, использовавшихся в UPS начиная с 1913 г. Замечательная коллекция.
Фантастическое впечатление производит переговорная в офисе Объединенных машиностроительных заводов. Там полностью воспроизведена обстановка заводского цеха – с вентиляционными трубами на потолке, металлическими стеллажами, большим металлическим столом и грубыми стульями.
Чувствуется, что оформление здесь не обошлось без участия основателя ОМЗ – ученого, доктора наук и вообще смелого и талантливого человека.
Самое распространенное украшение переговорных – дипломы, грамоты, сертификаты и свидетель­ства в красивых рамках. Этим злоупотребляют отдельные PR-агентства и представительства региональных производителей. Но не стоит вешать на стены все без разбора: кто-нибудь может заинтересоваться и прочесть, что это диплом, выданный 15 лет назад, когда “ведущий российский агрохолдинг” был маленьким кооперативом.

ГОТОВЫЕ РЕШЕНИЯ

1. Переговорная комната должна находиться вне основной зоны офиса, даже лучше – перед зоной reception. Идеальный вариант – помещение между охраной и reception или на другом этаже. Посетителям лучше не показывать внутреннюю “кухню” компании.

2. Если встречу приходится проводить во внутренних помещениях офиса, обратите внимание на проход к ним. Коробкам с бумагой для принтера, картриджам для копира, сломанному монитору и двум стендам со вчерашней выставки место на складе, а не в коридоре.

3. представители налоговой (пожарной, санэпидемиологической и пр.) инспекции и другие официальные лица. Другая будет предназначена для внутреннего пользования: например, для собраний отделов и департаментов или для собеседований менеджера по персоналу с соискателями.

4. Шкафы, комоды и тумбочки трудно вписываются в интерьер. Материалы давно прошедших презентаций, посуду, флаг компании и набор фломастеров лучше хранить в встроенном шкафу. Прекрасно, если конструкция шкафа позволяет использовать его и как гардероб для верхней одежды. Зеркальные двери могут зрительно увеличить объем помещения.
5. Не экономьте. Если вы не хотите или не можете пригласить партнера к себе в офис, не проблема – переговорную на день или на час можно арендовать в бизнес-центре, и стоит это совсем не дорого.

6. Для торговой компании уместно выставить в стеклянном шкафу линейку образцов продукции. Для производственной компании – увеличенную или уменьшенную модель производимых деталей или машин. Шестеренка от часов, увеличенная до размеров тележного колеса, да еще на красивой подставке с подсветкой, или комбайн, помещенный в бутылку из-под “Абсолюта”, могут произвести нужное впечатление. Как минимум они надолго запомнятся.

7. Хорошо, когда на стенах висят картины или фотографии – но только не постеры. Лучше купить за небольшие деньги несколько картин “неизвестного художника конца ХХ века”, работы студентов художественного вуза или оригинальные авторские фотографии.

8. Если вы принимаете партнеров у себя, то зачастую переговорная – это практически все, что вы можете им показать. Это ваша территория, и она должна выглядеть безупречно. Обратите внимание на детали, не дайте какой-нибудь мелочи испортить впечатление от встречи.

9. Бар и вообще алкоголь в переговорной – вещь абсолютно неуместная, если только ваша компания не называется “Балтика”, “Исток” или “Русский стандарт”. И уж если на переговорах сложилась ситуация, когда нельзя не выпить, – значит, надо заканчивать с делами и идти в ресторан.

10. Сложный вопрос с курением. В одних компаниях переговорная – единственное место в офисе, где официально разрешено курить, в других – наоборот. В любом случае в переговорной должна быть предусмотрена мощная вытяжка и кондиционер и как минимум одна пепельница.
11. В переговорной должно быть все необходимое на случай, если встреча затянется, – чай, кофе, вода, печенье, конфеты.

12. Не забудьте про аптечку. Переговоры бывает разные, и валокордин или нашатырь лучше всегда иметь под рукой, так же как лейкопластырь или таблетки от головной боли.

13. И наконец, каналы связи. В комнате для переговоров обязательно должен быть городской телефон и каналы выхода в Интернет и корпоративную сеть.

Все остальные вопросы – экран, проектор и другое мультимедийное оборудование, ручки, бумага и т. д. – решаются исходя из требований корпоративной политики, финансовых возможностей и здравого смысла.

Запись опубликована в рубриках: Blogroll, Дизайн интерьера, Ремонт офиса, Стиль офиса. Вы можете отслеживать обсуждение записи, используя ленту RSS 2.0. Вы можете оставить комментарий, или трекбек с Вашего сайта.